Mengurus Visa India untuk Konferensi

Bulan Juni yang lalu Si Ayah menghadiri workshop dan konferensi di Aurangabad, Maharashtra, India. Alhamdulillah saya nggak perlu ikut, karena India memang nggak belum ada di bucket list saya :D Tapi seperti biasanya, saya yang ikutan ribet ngurus ini itu, termasuk ngumpulin dokumen untuk visa.

Masalah tambah ruwet karena Si Ayah juga harus berangkat ke Australia di bulan yang sama. Rempong kuadrat! Untungnya mengurus visa Australia langsung di kantor VFS Global tidak perlu menyerahkan paspor asli, sehingga paspor aslinya bisa dipakai untuk mengurus visa India. Jadilah di suatu hari Selasa yang cerah, Si Ayah berangkat ke dua tempat di Jakarta untuk mengurus dua visa. Saya komat-kamit berdoa dari rumah.

Ketika tahu Si Ayah mendapat undangan konferensi di India, saya langsung googling cara mendapatkan visa India. Ternyata tipe visa India itu macam-macam banget; visa turis, visa bisnis, visa penelitian, dan visa konferensi berbeda-beda. Untuk jenis-jenis visa India dan syarat-syarat untuk aplikasinya, bisa dibaca di tautan ini:
http://www.indianembassyjakarta.com/index.php/2013-05-20-10-03-10/visa-services/types-of-visas

Setelah membaca aturan resmi tentang visa dari website kedutaan India di Jakarta ini,
http://www.indianembassyjakarta.com/index.php/obtain-visa-2, saya kemudian mencari-cari pengalaman para blogger dalam mencari visa India. Untuk visa turis sudah banyak yang ditulis, tapi tidak ada satu pun yang menulis tentang visa untuk konferensi. Saya hanya menemukan cerita sekelompok orang yang menggunakan visa turis untuk menghadiri konferensi di India. Dududu, jangan ditiru ya teman-teman. Usahakan selalu menaati aturan ketika kita mengunjungi negara lain.

Persyaratan visa turis dan visa konferensi tidak begitu berbeda. Hanya saja, untuk visa konferensi, pemohon wajib melampirkan surat event clearance dan political clearance dari pemerintah India. Untungnya, yang bertugas mencarikan surat-surat ini adalah panitia konferensi dari India sana. Kita tinggal duduk manis menunggu sambil mengumpulkan dokumen-dokumen lain.

Berikut dokumen yang diperlukan untuk mengajukan visa konferensi India:
1. Formulir yang harus diisi secara online kemudian dicetak dan dibawa ke kantor kedutaan atau konsuler di Jakarta, Medan atau Denpasar. Isi formulirnya di sini: https://indianvisaonline.gov.in. Siapkan juga file foto untuk diunggah ke formulir tersebut.

2. Paspor asli. Masa berlaku minimal 6 bulan. Sebaiknya bawa juga semua paspor lama.

3. Pasfoto ukuran 5x5 cm dengan latar belakang putih sebanyak dua lembar.

4. Konfirmasi tiket pesawat pulang pergi.

5. Rekening koran (bank) selama 3 bulan terakhir, asli. Saya sarankan untuk meminta print rekening koran di bank dengan kop asli dan cap dari bank. Jangan cuma memfotokopi buku tabungan. Ini bisa dilakukan di semua cabang, tidak harus di cabang asal membuka rekening. Di website kedutaan tidak disebutkan berapa minimal tabungan pemohon. Asal ada pemasukan rutin selama tiga bulan dan jumlahnya cukup untuk biaya hidup di India (kira-kira 500 ribu rupiah per hari), bakalan tidak ada masalah. Waktu itu saldo rekening Si Ayah 30 juta rupiah.

6. Itinerary selama di India.

7. Surat undangan dari panitia konferensi dan surat tugas dari institusi di Indonesia.

8. Surat political clearance dan event clearance dari pemerintah India (diurus oleh panitia konferensi). 

9. Uang kas untuk membayar biaya visa. Biaya visa turis adalah Rp 492.000, sementara visa konferensi jauh lebih mahal, Rp 1.078.000.

Selain itu, saya membekali Si Ayah dengan dokumen lain seperti kartu susunan keluarga (KSK), akte kelahiran, dan buku nikah asli, siapa tahu dibutuhkan. Lebih baik siap-siap daripada harus bolak-balik Surabaya - Jakarta.

Kedutaan India di Jakarta alamatnya di Jl HR Rasuna Said S-1 Kuningan, Jakarta Selatan. Jam bukanya dari jam 9 pagi sampai jam 12 siang untuk penyerahan aplikasi visa. Untungnya kantor ini tidak jauh jaraknya dari VFS Global yang ada di Kuningan City Mall. Jadi Si Ayah bisa mengurus visa Australia dulu pagi harinya (buka jam 8.30), kemudian lanjut dengan gojek ke kedubes India. Saya yang deg-deg-an menunggu di rumah mengucap syukur ketika ada pesan WA bahwa Si Ayah sudah selesai mengurus visa Australia dan sudah antre di Kedubes India, tepat jam 11 siang.

Untuk datang ke kedubes India ini tidak harus membuat janji, bisa langsung go show saja asal sesuai jam kerja, Senin - Jumat. Syaratnya tentu sudah mengisi formulir online seperti yang saya sebutkan di atas. Pengalaman Si Ayah, antrean tidak panjang, proses pengajuan visa hanya sekitar setengah jam. Ketika masuk, pengunjung tidak boleh membawa apapun kecuali dokumen yang diperlukan (siapkan dalam 1 map). Tas dan ponsel harus dititipkan ke satpam.

Di dalam, ada 3 loket layanan: loket 1 adalah bank, loket 2 untuk penyerahan dokumen dan loket 3 untuk foto dan sidik jari. Karena harus foto dan sidik jari, pengajuan visa India ini harus datang ke Jakarta, Medan atau Bali. Untuk teman-teman di luar kota tersebut, alternatifnya adalah mengurus visa on arrival (VOA), khusus untuk tipe visa turis. Proses pengajuan visa di kedubes cukup mudah. Langkah pertama, pemohon diminta menyerahkan berkas ke loket 2, kemudian foto dan pengambilan sidik jari di loket 3, baru membayar di loket 1. Di loket ini disediakan lem untuk menempel pasfoto ke formulir, tapi tidak disediakan bolpen. Jadi siap-siap bawa bolpoin sendiri ya.

Setelah semua proses selesai, pemohon mendapatkan kuitansi pembayaran yang digunakan untuk mengambil paspor asli. Proses visa India ini cukup cepat, hanya perlu dua hari. Misalnya mengurus hari Selasa, hari Rabunya sudah bisa diambil. Kalau mengajukan hari Jumat, hari Seninnya sudah jadi. Jam pengambilan paspor sore hari antara jam 16-16.30, berbeda dengan jam pengajuan visa di pagi hari. Waktu itu Si Ayah baru bisa mengambil paspor Jumat sore, meski aplikasinya hari Selasa. 

Alhamdulillah, ketika mengambil paspor asli, stiker visa konferensi India dengan foto ganteng Si Ayah sudah bertengger manis di paspor.


~ The Emak
ps: Visa turis India juga bisa didapatkan langsung di bandara kedatangan beberapa kota di India. Informasi lebih lengkap tentang visa on arrival (VOA) bisa dibaca di sini: https://indianvisaonline.gov.in/visa/tvoa.html

Cara Gampang Mengurus Bebas-Visa Jepang

Saya mendapatkan bebas-visa atau visa waiver Jepang ini secara tidak sengaja. Sampai saat ini saya belum punya rencana pasti, kapan akan ke Jepang. Pengen sih pengen, tapi belum ada rencana dan belum beli tiket. Dalam waktu dekat saya dan Si Ayah malah akan pergi ke Taipei. Saya mengajukan bebas-visa Jepang karena 'tertipu' postingan sebuah blog yang mengatakan bahwa kita bisa mengajukan visa Taiwan secara online kalau kita punya visa Jepang. Saya kurang teliti mencari konfirmasi, ternyata yang bisa mengurus visa Taiwan online adalah WNI yang sudah punya VISA Jepang (stiker besar yang ada fotonya), bukan VISA WAIVER yang hanya tempelan stiker kecil doang. Tapi ya sudah lah, tetap ada hikmahnya. Gara-gara postingan itu saya dan suami jadi punya visa waiver Jepang. Jadi kalau ada yang sedekah tiket ke Jepang, saya tinggal berangkat, hahaha. Ada?

Bebas visa Jepang sudah diberlakukan bagi WNI mulai 1 Desember 2014. Tapi tentu ada syaratnya. Yang bisa mengajukan bebas visa adalah pemegang e-paspor (paspor yang sudah ada chip elektroniknya). Sebelum berangkat, pemegang e-paspor wajib mendaftarkan diri dulu di kedutaan atau konsulat Jepang di Indonesia.

Kiri: paspor Biasa. Kanan: e-paspor (ada gambar chip)

Formulir Aplikasi Bebas Visa Jepang

Syarat-syarat untuk mendapatkan bebas visa Jepang (Japan Visa Waiver) sudah tertulis jelas di website Japan Embassy: http://www.id.emb-japan.go.jp/news14_30.html. Syaratnya cukup sederhana: cukup bawa e-paspor dan mengisi formulir aplikasi. Formulirnya pun sangat sederhana, tinggal mengisi data diri dan alamat yang ditempati sekarang. Jangan lupa tanda tangan :) Formulir aplikasi bisa diunduh di tautan ini. Biayanya GRATIS.

Saking sederhananya, saya malah jadi sangsi. Beneran nih segampang ini?? Nggak pakai pasfoto? Nggak pakai buku tabungan, slip gaji? Tapi berdasar cerita teman-teman travel blogger, syaratnya memang cuma dua itu. Ya udah, pokoknya saya berangkat. Saya masih menyisakan pertanyaan: bisa nggak diwakilkan? Karena yang bisa mengurus visa waiver di hari kerja cuma saya, sementara Si Ayah sibuk mengabdi pada bangsa dan negara. Ya udahlah, pokoknya saya mintakan tanda tangan Si Ayah di formulir, bawa paspornya dan berangkat!

Lokasi konsulat jendral Jepang di Surabaya ada di daerah Gubeng. Dengan satu klik di Google Map, langsung ketahuan alamat lengkapnya di Jl Sumatra No. 93. Saya naik taksi ke sana dan masuk lewat jalan Jawa. Perlu dicatat, konjen Jepang ini tidak menyediakan tempat parkir. Yang bawa mobil atau motor, bisa parkir di pinggir jalan Sumatra yang cukup sepi ini di seberang konjen, tapi tidak boleh terlalu dekat dengan bangunan konsulat. Atau... bisa titip di warung/toko di Jl. Jawa. 

Jam kerja konjen Jepang adalah Senin sampai Jumat. Pengajuan visa atau bebas visa dilayani pagi hari pukul 8.15 sampai 11.30. Sementara pengambilan dilayani siang jam 13.15 sampai sore jam 15.30.

Sebelum masuk gedung, kita harus lapor satpam terlebih dahulu, keperluannya apa. Kita juga diminta mengisi buku tamu, menunjukkan KTP atau SIM dan menitipkan barang-barang elektronik, dalam kasus saya cuma handphone saja. Kemudian satpam akan membukakan pintu setelah kita melewati metal detector. 

Ketika saya datang Senin pagi untuk mengurus bebas visa, konjen Jepang tampak sepi, hanya ada dua orang selain saya. Saya mengambil nomor antrean dari mesin dan duduk menunggu. Tidak lama kemudian, saya dipanggil dan segera saya serahkan dokumen ke loket: e-paspor saya dan suami beserta dua formulir registrasi yang sudah ditanda tangani. Petugas mengecek sebentar kemudian membuatkan tanda terima. "Besok bisa diambil," katanya. Hah, gitu doang? Saya senyum-senyum ajaib dan bilang terima kasih.

Peta lokasi Konjen Jepang di Surabaya

Keesokan siangnya, saya kembali ke konsulat jendral Jepang di Surabaya di Gubeng. Kembali menjalani pemeriksaan satpam dan masuk ke gedung. Kali ini tidak ada orang sama sekali. Saya mengambil nomor antrean dan menunggu. Ternyata harus menekan bel untuk memberi tahu kalau ada tamu. Akhirnya petugas muncul di loket, saya menyerahkan tanda terima dan petugas mengambilkan e-paspor kami berdua. Saya cek, stiker bebas visa sudah bertengger manis di paspor saya dan Si Ayah. Alhamdulillah.

Petugas mengingatkan kalau bebas visa saya hanya berlaku untuk kunjungan singkat maksimal 15 hari di Jepang (dalam satu waktu). Masa berlaku visa waiver selama 3 tahun sejak tanggal diberikan atau sesuai masa berlaku paspor, mana yang terjadi lebih dulu. Artinya saya bisa bebas wira-wiri ke Jepang sampai 8 Desember 2018. Tentu kalau punya tiket dan sangu :D

Dari pengalaman saya, mengajukan bebas visa Jepang ternyata mudah sekali, asal sudah punya e-paspor. Saya sarankan untuk yang pengen ke Jepang, mending membuat atau memperpanjang e-paspor daripada membuat visa Jepang yang membutuhkan syarat macam-macam. Selisih paspor biasa dan e-paspor adalah 300 ribu. Sementara visa Jepang biayanya 330 ribu untuk single entry dan 660 ribu untuk multiple entries. Lebih murah bikin e-paspor dan mengajukan bebas visa kan? Coba baca pengalaman kami memperpanjang e-paspor di Kantor Imigrasi Surabaya.
 
Good luck ^_^

~ The Emak
Follow @travelingprecil

Lampiran: 
Alamat Kedutaan dan konsulat Jepang di Indonesia dan wilayah kerjanya.
Sumber: http://www.id.emb-japan.go.jp

Bagian Konsuler Kedutaan Besar Jepang di Jakarta

Jl. M.H. Thamrin No. 24, Jakarta 10350, INDONESIA
Telephone: (021) 3192-4308
FAX : (021) 315-7156

Wilayah Yurisdiksi (wilayah kerja) :
Jakarta, Banten, Jawa Barat, Jawa Tengah, Yogyakarta, Kalimantan Tengah, Kalimantan Barat, Sumatera Selatan, Bangka Belitung, Bengkulu, Lampung

---

Kantor Konsuler Jepang di Makassar

Gedung Wisma Kalla Lantai 7
Jl. Dr. Sam Ratulangi No. 8-10, Makassar, INDONESIA
Telephone : (0411) 871-030
FAX : (0411) 853-946
Website : http://www.surabaya.id.emb-japan.go.jp/makassar/

Wilayah Yurisdiksi (wilayah kerja) :
Sulawesi Utara, Gorontalo, Sulawesi Tengah, Sulawesi Tenggara, Sulawesi Selatan, Sulawesi Barat, Maluku Utara, Maluku, Papua (Irian Jaya), Papua Barat

---

Konsulat Jenderal Jepang di Surabaya

Jl. Sumatera No. 93, Surabaya, INDONESIA
Telephone : (031) 503-0008
FAX : (031) 503-0037, 502-3007 (Visa)
Website : http://www.surabaya.id.emb-japan.go.jp/

Wilayah Yurisdiksi (wilayah kerja) :
Jawa Timur, Kalimantan Timur, Kalimantan Utara, Kalimantan Selatan

---

Konsulat Jenderal Jepang di Denpasar

Jl. Raya Puputan No.170, Renon, Denpasar, Bali, INDONESIA
Telephone : (0361) 227-628
FAX : (0361) 265-066
Website : http://www.denpasar.id.emb-japan.go.jp/

Wilayah Yurisdiksi (wilayah kerja) :
Bali, Nusa Tenggara Barat, Nusa Tenggara Timur

---

Konsulat Jenderal Jepang di Medan

Sinar Mas Land Plaza (Wisma BII), 5th floor
Jl. Pangeran Diponegoro No. 18, Medan, Sumatera Utara, INDONESIA
Telephone : (061) 457-5193
FAX : (061) 457-4560
Website : http://www.medan.id.emb-japan.go.jp/

Wilayah Yurisdiksi (wilayah kerja) :
Aceh Nangroe Darusalam, Sumatera Utara, Sumatera Barat, Jambi, Riau, Kepulauan Riau

---

Langkah Mudah Aplikasi e-Visa Turki

Ceritanya, Si Ayah pergi ke Istanbul, dan kami nggak diajak. *mewek* Memang keperluannya dinas sih, untuk konferensi. Meski pengen banget ke Istanbul, saya juga tahu diri karena duit anggaran jalan-jalan kami sudah habis untuk jalan-jalan ke Eropa tahun lalu.

Sebagai istri salehah, meski nggak ikut pergi, saya tetap kebagian yang menyiapkan tiket, hotel, dan juga visa. Untungnya mengurus visa Turki gampang banget, bisa dilakukan dalam sekali duduk. Siapkan saja: paspor untuk contekan, alamat email, kartu kredit, laptop dan... internet cepat.

Berikut step-by-step mengajukan e-visa Turki, lengkap dengan screen shot-nya.

1. Buka website resmi untuk mengajukan e-visa Turki. https://www.evisa.gov.tr/en/
Pilih yang bahasa Inggris ya biar nggak bingung :) 

2. Pilih negara: Indonesia. 
Pilih dokumen perjalanan: Ordinary Passport.
Masukkan kode verifikasi. Klik Save and Continue.

3. Pilih hari keberangkatan. 
Kalau nanti hari keberangkatan berubah tidak masalah, tapi harus termasuk dalam masa berlaku visa. Kalau tanggal berangkat lebih awal, harus apply visa baru. Pengajuan e-visa paling lambat 2 hari sebelum tanggal keberangkatan. Saya menguruskan visa seminggu sebelum keberangkatan Si Ayah.

Visa berlaku mulai hari kedatangan yang kita pilih sendiri sampai enam bulan setelahnya. Pemilik e-visa boleh datang kapan saja selama masa berlaku visa. Maksimal stay adalah 30 hari. Visa ini single entry, berlaku untuk satu kali masuk. Apakah kita bisa mendapatkan multiple entries? Sayangnya, hanya warga negara-negara tertentu yang bisa, warga negara Indonesia tidak masuk dalam daftar yang bisa multiple entries. Kalau ingin masuk Turki lagi, kita harus mengajukan e-visa baru.
Klik Save and Continue.

4. Isikan data diri.
Untuk yang namanya tiga kata, isikan dua kata pertama di kolom given/first names. Satu kata terakhir di kolom Surname.
Untuk membuatkan e-visa keluarga, klik Add a New Person. Dalam satu kali pengajuan bisa sampai 10 orang. Visa nanti dikirim ke satu email dan pembayaran cukup dilakukan satu kali sesuai tarif dikalikan jumlah orang yang mengajukan e-visa.

Setelah mengisikan data diri ini, klik Save and Continue.
Email verifikasi akan dikirim ke alamat email kita. Segera cek.
 
[catatan: saya hapal password email suami, jadi nggak ribet nanya2. Si Ayah pokoknya tahu beres :D]

5. Buka email. 
Kalau email dari sistem aplikasi e-visa Turki tidak masuk di inbox, cek juga folder spam/junk. Email ini harus direspon dalam waktu 1 jam, kalau tidak, aplikasi akan dibatalkan. Klik Approve.

6. Membayar biaya pembuatan e-visa.
Sebelum membayar, cek sekali lagi data diri kita, apakah sudah sesuai dengan paspor. Kalau terdapat kesalahan nama, tempat dan tanggal lahir atau salah data yang lain, biaya yang sudah kita bayarkan tidak dapat dikembalikan, dan kita harus membuat e-visa baru. Karena itu, pastikan datanya benar.

Biaya e-visa untuk WNI adalah USD 25 dan ada service fee sebesar 70 sen. Pembayaran hanya dapat dilakukan dengan kartu kredit visa atau mastercard. Nama di kartu kredit tidak harus sama dengan nama aplikan. Kalau nggak punya kartu kredit ya usaha lah, pinjam orang :)

Isikan data credit card dan klik Make Payment.

7. E-visa jadi dan bisa diunduh.
Setelah pembayaran beres, e-visa langsung jadi dan siap diunduh.
Tautan untuk mengunduh e-visa juga akan dikirimkan via email.
Jangan lupa untuk mengunduh kuitansi, kalau ingin reimburse ke kantor atau ortu :))

8. Cetak e-visa.
Ini dia penampakan e-visa Turki. Tinggal dicetak di kertas biasa ukuran A4.
Bagian kotak besar yang saya hitamkan di kanan atas dan bawah adalah barcode.

Ini penampakan kuitansinya.

Pengalaman Si Ayah melewati imigrasi Turki di bandara Istanbul lancar-lancar saja. Oleh petugasnya cuma ditanya ada keperluan apa di Istanbul. Tidak ada pertanyaan macam-macam lagi. Berbekal paspor dan e-visa print-print-an ini, Si Ayah langsung lolos imigrasi.

Gampang banget ya? Iya ^_^
Yang susyah bayar tagihan tiket pesawatnya ;p

~ The Emak  
Follow @travelingprecil

Membeli Asuransi Perjalanan Untuk Visa Schengen

Asuransi perjalanan merupakan salah satu syarat untuk mengajukan Visa Schengen. Sebenarnya ini urusan gampang, karena kita bisa membeli online. Tapi... di kasus saya ada beberapa hal yang membuat saya galau dan ribet sendiri. Begini ceritanya.
Ketika kita mendaftar pengurusan visa Schengen di website TLS Contact (agen untuk kedutaan Perancis), kita diberi daftar perusahaan bonafid penyedia asuransi perjalanan. Tinggal pilih salah satu dari perusahaan tersebut, beli sesuai lama perjalanan kita dengan minimal coverage atau pertanggungan sebesar EUR 30.000 per orang.

Berikut daftar pilihan perusahaan asuransi perjalanan: ACA, AIA, ACE, Chartis, AXA, Wintherthur, Harta, Sinar Mas, Assist-Card GSA, Grasia Unisarana, Zurich Insurance, Asuransi Allianz, Mega Insurance, dan China Taiping.

Dari daftar tersebut, saya cek beberapa website perusahaan asuransi yang pernah saya dengar namanya. Hasilnya, hanya AXA yang punya fasilitas pembelian online. Sebenarnya bisa saja kita beli asuransi dengan mendatangi salah satu kantor perusahaan tersebut atau lewat travel agen besar. Tapi saya yang pemalas ini enggan meninggalkan kursi dan laptop tercinta :D Saya putuskan untuk membeli online di website AXA. Toh dulu pernah beli online juga ketika kami jalan-jalan ke Singapura, dan tidak ada masalah.

Masalah muncul ketika saya baca-baca rekomendasi orang di blog. Ada dua blog yang bilang bahwa untuk keluarga, kita sebaiknya membeli asuransi secara terpisah, bukan yang paket keluarga (family package), karena pertanggungan totalnya kurang dari EUR 30.000 per orang. Nah, daripada salah, saya menuruti saran dari dua blog tersebut. Saya beli asuransi individu untuk Si Ayah sebesar $43 atau setara Rp 498.327. Pembayaran online dengan kartu kredit.

Dulu, ketika saya membeli asuransi AXA untuk perjalanan ke Singapura (waktu itu untuk jaga-jaga karena ada kiriman kabut asap dari Indonesia), setelah membayar, saya dikirimi polis dalam bentuk file pdf via email. Tapi, ketika membeli asuransi untuk Schengen ini, hanya ada kiriman invoice di badan email, seperti email otomatis tanpa embel-embel ucapan apa-apa. Dan dikirim via akun gmail. Waduh, saya jadi curiga dan deg-deg-an kalau terkena scam atau apa, atau membeli di website yang salah. Mosok perusahaan sebesar itu kirim invoice via akun gmail? Piye iki kalau duit $43 saya melayang?

Karena ragu-ragu, saya tidak melanjutkan pembelian untuk keluarga. Saya kontak AXA via akun twitter-nya dan mendapat konfirmasi bahwa memang invoice dikirim via akun gmail (lhah!). Sekalian saya tanyakan apakah paket asuransi keluarga sudah bisa meng-cover syarat visa Schengen. Mereka bilang coverage untuk keluarga adalah dua kali coverage individu. Kalau untuk individu sebesar USD 100.000, berarti paket keluarga sebesar USD 200.000. Hal-hal seperti ini yang tidak saya temukan di website mereka. Ternyata aturan tertulis tersebut ada di keterangan polis yang file-nya harus diunduh terpisah. 

Saya mulai tanya-tanya teman di twitter, apa ada yang sudah punya pengalaman membeli asuransi perjalanan untuk keluarga. Beberapa jawaban yang masuk adalah: "Waduh, nggak ingat. Waktu itu diurus sama kantor." Duh, enaknya yang diurusin (dan dibayarin) sama kantor.


Karena masih ragu, saya gunakan cara tradisional, mengontak agen AXA di Surabaya via telepon. Setelah diyakinkan bahwa paket keluarga sesuai dengan syarat visa Schengen, saya minta asuransi individu Si Ayah di-upgrade ke asuransi keluarga. Ini melibatkan penanganan banyak agen AXA melalui email. Tapi pelayanan mereka bagus kok. Semua bisa diselesaikan dengan email dan pembayaran dilakukan dengan transfer e-banking. Mereka juga mengirimi saya saya polis pdf yang lebih wangun daripada invoice dari akun gmail. Beres tanpa harus keluar rumah.

Paket asuransi keluarga Platinum (pertanggungan 2x USD 100.000) untuk 14 hari perjalanan harganya $68. Karena saya sudah membeli paket individu sebesar $43, saya tinggal menambah $25 atau Rp 288.175. Bayangkan berapa kerugian saya akibat salah informasi tadi. Kalau membeli 4 paket individu, harus keluar uang 4x $43 = $172. Padahal sebenarnya cukup bayar $68. Selisihnya $104!
   
Maafkan saya yang terlalu pintar matematika ini.

Nah, dari pengalaman saya yang berliku-liku dalam membeli asuransi perjalanan ini, kalian bisa ambil pelajaran dan tip-nya. Untuk keluarga dengan anggota maksimal 4 orang, kita bisa membeli paket keluarga, tidak perlu membeli asuransi terpisah. Kalau dihitung-hitung, syarat coverage EUR 30.000 per orang setara dengan USD 40.250. Untuk keluarga dengan empat orang, kita perlu coverage setara dengan USD 161.000, sementara coverage paket platinum keluarga sebesar 2x USD 100.000. Masih masuk kan? *pinter* Untuk keluarga dengan anggota lebih dari 4 orang, mungkin perlu beli 1 asuransi individu dan 1 paket keluarga. Atau coba tanyakan saja solusinya ke agen ;)

Cara Membeli Asuransi Perjalanan Online
1. Buka website AXA --> http://www.axa-insurance.co.id/bhs
2. Klik BELI ONLINE Asuransi Perjalanan Smart Traveller
3. Pilih perjalanan satu kali
4. Masukkan tanggal berangkat dan tanggal kembali sesuai rencana perjalanan. Lama perjalanan menentukan harga.
5. Masukkan tujuan: Seluruh dunia termasuk negara-negara Schengen
6. Pilih jenis pengajuan: KELUARGA. Masukkan jumlah tertanggung: 4 (empat)
7. Pilih Premi Worldwide Platinum
8. Masukkan identitas masing-masing anggota keluarga
9. Lanjutkan ke pembayaran. Bisa dengan kartu kredit (visa/mastercard), transfer bank atau bayar di Alfamart.
10. Selesai. Cek email untuk mendapatkan invoice/polis.

Ketika kelengkapan asuransi kami diperiksa oleh petugas di TLS Contact, ternyata mereka tidak memerlukan keterangan pertanggungan polis dan dokumen lain. Mereka hanya perlu nomor polis kita yang sesuai dengan nama di paspor. Sebenarnya cukup dengan menunjukkan print invoice, nggak peduli dikirim dari email gmail atau apa, hahaha.

Ada yang punya pengalaman lain ketika membeli asuransi perjalanan? Share di komentar ya :)

~ The Emak
Follow @travelingprecil
 
Baca juga:
#EuroTrip
Mengurus Visa Schengen Untuk Keluarga 

Berburu Tiket Pesawat Murah ke EropaTip Membeli Tiket Kereta Keliling Eropa Terbang Ke Eropa Dengan EmiratesPertama Kali ke Eropa? Ini Itinerarynya!
Tip Packing Ke Eropa

Mencari dan Memesan Penginapan dengan Airbnb  
Review Novotel Off Grand Place Brussels
Review Hotel Meininger Amsterdam

Mengurus Visa Schengen Untuk Keluarga

Impian saya jalan-jalan ke Eropa akhirnya terkabul tahun ini. Alhamdulillah. Senang dan semangat banget bikin rencana dan itinerary. Tapi... tentunya harus mau ribet dikit ngurus visa.

Schengen itu apa?
Wilayah Schengen meliputi 26 negara di Eropa yang telah menghapuskan pemeriksaan paspor di perbatasannya. Kalau kita memiliki visa Schengen, kita bisa bebas keluar masuk 26 negara tersebut tanpa pemeriksaan paspor lagi. Dengan kata lain, ketika kita mengajukan visa (izin berkunjung) ke salah satu negara yang termasuk di wilayah Schengen, kita mendapat bonus visa ke 25 negara lainnya. Jadi sebenarnya rugi besar kalau visa Schengen cuma digunakan untuk berkunjung ke satu negara saja :)

Berikut daftar negara-negara di Eropa yang termasuk di wilayah Schengen:
1. Austria
2. Belgia
3. Czech Republic
4. Denmark
5. Estonia
6. Finlandia
7. France (Perancis)
8. Germany (Jerman)
9. Greece (Yunani)
10. Hungaria
11. Iceland
12. Italia
13. Latvia
14. Liechtenstein
15. Lithuania
16. Luxembourg
17. Malta
18. Netherland (Belanda)
19. Norwegia
20. Polandia
21. Portugis
22. Slovakia
23. Slovenia
24. Spanyol
25. Swedia
26. Swiss

Catatan penting: Inggris dan Irlandia tidak termasuk di wilayah Schengen. Cek di website ini untuk aplikasi visa Inggris (UK).

Via Kedutaan Mana?
Aplikasi visa Schengen bisa diajukan ke kantor salah satu kedutaan dari 26 negara di atas. Tentu saja kita wajib memilih kedutaan negara yang akan kita kunjungi. Kalau kita mengunjungi lebih dari satu negara, cara memilih kedutaannya yaitu:

Aturan 1: ke kedutaan negara yg paling lama ditinggali
Aturan 2: kalau lama kunjungannya sama antar negara, ajukan visa ke kedutaan negara pertama yang akan disinggahi

Kami berencana mengunjungi empat negara: Perancis, Belgia, Jerman dan Belanda. Karena paling lama tinggal di Paris, kami apply visa via kedutaan Perancis. Lagipula, Si Ayah memang punya undangan untuk menghadiri konferensi di sana.

Rumornya, mengurus visa Schengen paling gampang di Kedutaan Belanda. Dari beberapa blog yang saya baca, kalau semua dokumen lengkap, visa Schengen bisa langsung jadi dalam satu hari. Kalau memang ingin mengajukan visa lewat kedutaan Belanda di Jakarta (atau bisa juga via konsulat di Surabaya atau Denpasar), buatlah itinerary dengan lama tinggal paling lama di Belanda, dan carilah penerbangan yang mendarat di Amsterdam.

Dokumen
Semua informasi tentang pengajuan visa Schengen via kedubes Perancis ada di website ini. Kita tidak langsung apply di kantor kedutaan Perancis, tapi via agen yang telah mereka tunjuk, yaitu TLS Contact.

Berikut adalah dokumen yang perlu kita persiapkan:
1. Formulir, bisa diunduh di sini.
2. Dua pas foto berwarna ukuran 3,5 cm x 4,5 cm, latar belakang putih. 
Boleh berjilbab, pipi dan dahi harus terlihat penuh, tidak tertutup.
3. Tiket pesawat dari Indonesia ke negara tujuan pp, salinan.
4. Asuransi perjalanan asli dan salinan.
5. Booking hotel, harus sudah dibayar atau digaransi dengan kartu kredit.
6. Bukti Keuangan: Surat Keterangan dari Bank, asli dan salinan, plus salinan buku tabungan 3 bulan terakhir.
7. Working certificate, Surat Keterangan Perusahaan, berbahasa Inggris, asli.
8. Slip gaji 3 bulan terakhir, asli dan terjemahan dalam bahasa Inggris.
9. Kartu Keluarga (KSK), salinan. (Asli sebaiknya dibawa)
10. Paspor, minimal masa berlaku 6 bulan, asli dan salinan (halaman yang ada foto dan identitas)
11. Paspor lama, asli dan salinan (halaman yang ada foto dan identitas)

Untuk Si Ayah, saya tambahkan surat undangan dan bukti pendaftaran konferensi.
Untuk anak-anak ditambah:
- akte kelahiran, asli, salinan dan terjemahan dalam bahasa Inggris. 
- akte nikah orang tuanya, salinan.
- surat keterangan dari sekolah, asli dan salinan dalam bahasa Inggris. 
Anak usia TK/PG tidak perlu surat keterangan sekolah.
Kalau anaknya traveling hanya dengan salah satu ortu aja, perlu surat keterangan dari ortu satunya dalam bahasa Inggris atau Perancis.

Ribet?
Sebenarnya tidak susah menyiapkan dokumen-dokumen di atas, hanya perlu waktu saja. Siapkan dari yang gampang dan sudah tersedia: unduh dan isi formulir, cek masa berlaku paspor (minimal 6 bulan), siapkan KSK dan akte lahir, siapkan pasfoto terbaru (maksimal diambil dalam 6 bulan terakhir).

Mutasi buku tabungan utama (yang digunakan untuk menerima gaji atau pemasukan rutin) harus rajin dicetak dalam 3 bulan terakhir. Menjelang apply visa, kita harus minta surat keterangan dari bank. Berapa uang yang harus ada di tabungan? Kedutaan Perancis tidak mensyaratkan jumlah tertentu, tapi perkirakan saja cukup untuk biaya hidup selama kita di sana. Kami sendiri hanya punya tabungan 50 juta waktu itu, untuk apply visa berempat. Saya memilih status sebagai ibu rumah tangga biar tidak ribet melampirkan macam-macam, sehingga buku tabungan pun cukup nebeng punya suami :p

Surat keterangan kerja mudah didapat untuk yang berstatus pegawai/karyawan. (Yang susah kan ambil cutinya ya? Hehehe). Dalam surat tersebut harus menyatakan bahwa karyawan ini benar-benar bekerja di perusahaan/instansi tersebut, mengambil cuti selama berapa hari untuk berkunjung ke negara-negara wilayah Schengen, dan akan kembali bekerja lagi di Indonesia (tidak mencari pekerjaan di sana). Yang punya perusahaan sendiri, harus melampirkan SIUPP perusahaan. Yang nggak punya pekerjaan tetap seperti saya, bisa nebeng suami atau orang tua. Bahkan kalau suami/ortu tidak ikut apply visa, bisa dibuatkan surat keterangan dan jaminan. Begitu juga surat keterangan dari sekolah, cukup menerangkan bahwa siswa tersebut benar-benar bersekolah di sana dan izin tidak masuk untuk liburan ke Eropa.   

Asuransi perjalanan juga mudah dibeli secara online. Kami menggunakan AXA insurance yang meng-cover negara-negara Schengen. Pengalaman membeli asuransi saya tulis di sini.

Syarat yang cukup berat adalah tiket pesawat dan bukti pemesanan hotel. Dalam aturan dari kedutaan memang tidak disarankan untuk membayar full tiket pesawat karena tidak ada jaminan visa akan diterima. Disarankan memesan via agen perjalanan (tiket belum issued - dikeluarkan). Tapi saya nekat membeli tiket terlebih dahulu via online karena mendapat promo dari Emirates. Lagipula, membeli via agen harganya lebih mahal. Seapes-apesnya, kalau visa Schengen ditolak, masih bisa menggunakan tiket ini untuk liburan ke Turki (dengan visa on arrival). Tiket promo memang tidak bisa di-refund, tapi bisa dialihkan rute dan tanggalnya, dengan nama penumpang yang sama.

Untuk memesan hotel, saya menggunakan website Booking.com yang menyediakan fasilitas pembatalan dengan gratis. Dari website ini pun kami bisa bayar belakangan, tinggal menyertakan data kartu kredit untuk garansi. Karena mengajukan visa jauh-jauh hari, itinerary kami belum fixed. Saya dan Si Ayah masih saja bertengkar mau nginep berapa hari di kota mana. Jadi memang perlu pesan hotel yang sewaktu-waktu bisa dibatalkan. Sebenarnya, itinerary perjalanan ke Eropa ini bisa fleksibel, asalkan kita sudah memesan semua penginapan sesuai berapa hari kita bermalam. Nanti setelah visa beres, itinerary bisa diubah kembali. Ketika itu, jadwal kami yang sudah tetap dan mantap adalah lama menginap di Paris, sehingga bisa langsung booking via airbnb. Kami menyewa apartemen untuk 7 malam dan dibayar di muka dengan kartu kredit via website airbnb. 

Visa Schengen memang mensyaratkan kita sudah punya itinerary yang jelas: kota mana saja yang akan kita kunjungi dan berapa lama untuk masing-masing kota. Kami melampirkan itinerary yang kami buat sendiri dengan Excel sehingga petugas visa mudah mencocokkan dengan salinan booking pesawat via Emirates dan pemesanan hotel/apartemen via Booking dot com dan Airbnb.

Prosedur
Kami apply visa sendiri, tanpa melalui agen. Pengajuan visa ini bisa dilakukan jauh-jauh hari, sampai 3 bulan sebelum keberangkatan. Usahakan mengurus visa tidak terlalu mepet karena kalau bersamaan dengan musim liburan, banyak slot wawancara yang sudah terisi. Kami sendiri mulai mengurus visa dua bulan sebelum jadwal keberangkatan. Hal yang pertama kali dilakukan adalah mendaftar di website TLS Contact. Cukup kepala keluarga saja yang mendaftar, nanti tinggal melengkapi data anggota keluarganya. Setelah mempunyai akun di TLS Contact dan tahu jenis visa yang akan kita ajukan, TLS akan membuatkan daftar dokumen yang perlu kita siapkan. Setelah itu kita bisa membuat janji temu (wawancara) dengan mereka. Daftar slot waktu yang tersedia bisa dilihat dan dipilih di website.

Dengan aturan baru, sejak Oktober 2013, setiap orang berusia di atas 12 tahun wajib datang sendiri ke kantor TLS untuk pengambilan data biometric (sidik 10 jari dan foto). Karena itu, mau tidak mau kami berempat harus datang ke kantor TLS di Menara Anugerah Kuningan Jakarta. Big A memang sudah di atas 12 tahun. Little A sih masih 5 tahun, tapi nggak mungkin kan meninggalkan dia sendirian di Surabaya?

Hari Jumat pagi tanggal 16 Mei, kami sudah siap untuk wawancara visa, setelah semalam menginap di hotel Puri Denpasar, lima menit naik taksi dari kantor TLS. Pastikan jangan datang telat dari waktu yang ditentukan ya.

Pertama, dokumen kami diperiksa dan ditanda tangani. Kemudian, wawancara dilakukan dan ternyata cukup diwakili oleh kepala keluarga saja. Ini membuat Little A sedih karena dia ingin sekali diwawancara. Haduh, ada-ada saja. Sudah, ikuti aturan saja, jangan membuat keributan ya, Nak. Kata Si Ayah, petugas hanya menanyakan tujuan kami ke Eropa (Si Ayah ikut konferensi dan saya bersenang-senang :D), mengecek itinerary kami dan kelengkapan dokumen. Waktu itu saya membawa semua dokumen asli yang kira-kira diperlukan, untuk jaga-jaga. Nggak lucu kan kalau ada yang terlewat dan harus mengambil di Surabaya? Ternyata petugas memang hanya mengambil dokumen sesuai daftar yang kami peroleh saat mendaftar di website TLS. Semua dokumen lainnya dikembalikan. Tentu saja, paspor asli kami ditahan di sana untuk dilampiri stiker kalau visa diterima. Setelah semua beres, kami membayar biaya visa di loket, dengan uang tunai yang pas karena mereka tidak menyediakan uang kembalian. Biaya visa dan biaya layanan TLS total IDR 1.355.400 per orang. Kami membayar 3x 1,355 juta. Anak di bawah usia 6 tahun masih gratis. Alhamdulillah :)

Setelah membayar, kami difoto dan diambil sidik jarinya. Data sidik jari ini akan disimpan selama 5 tahun di database mereka. Artinya, kalau kami perlu visa Schengen lagi dalam 5 tahun ke depan, pengambilan sidik jari tidak lagi diperlukan.

Proses di kantor TLS hanya memakan waktu kurang lebih setengah jam. Setelah semua beres, kami tinggal menunggu hasil. Kemajuan visa kami bisa dilacak di website mereka. Akhirnya seminggu kemudian, pengajuan visa Schengen kami diterima. Alhamdulillah... saya yang deg-deg-an sejak awal proses visa ini akhirnya bisa bernapas lega. 

Karena kami sudah kembali ke Surabaya lagi, pengambilan visa ke kantor TLS diwakilkan ke adik ipar saya, dengan membawa surat kuasa bermaterai dan salinan KTP kedua belah pihak. Meskipun hanya mengajukan visa untuk 14 hari sesuai itinerary, visa kami berlaku sampai 3 bulan dengan multiple entries, berlaku sampai 1 Oktober 2014.

Europe... I'm comiiiiiinnngggg...

~ The Emak
Follow @travelingprecil

LAMPIRAN
Ini contoh surat keterangan kerja, surat keterangan dari sekolah dan contoh itinerary sheet. Klik untuk memperbesar. Boleh diunduh, boleh dibagikan dengan mencantumkan tautan www.travelingprecils.com

Contoh surat keterangan kerja

Contoh surat keterangan dari sekolah

Contoh itinerary

For a thank you, I appreciate if you follow twitter @travelingprecil, instagram @travelingprecils and "like" fanpage FB Traveling Precils.

Ini kisah Keluarga Precils apply visa lainnya:
- visa turis Australia
- visa turis New Zealand

Baca Juga:
#EuroTrip
Membeli Asuransi Perjalanan Untuk Visa Schengen

Berburu Tiket Pesawat Murah ke Eropa  
Tip Membeli Tiket Kereta Keliling Eropa 
Terbang Ke Eropa Dengan Emirates
Pertama Kali ke Eropa? Ini Itinerarynya! 
Tip Packing Ke Eropa

Mencari dan Memesan Penginapan dengan Airbnb  
Review Novotel Off Grand Place Brussels 
Review Hotel Meininger Amsterdam